Поддерживаемые Excel форматы файлов. Как в Эксель расширение файла выбрать: полезные советы

Microsoft Excel - лидирующее приложение на рынке решений для обработки электронных таблиц, которое широко используется как корпоративными клиентами, так и домашними пользователями. Такое признание вполне оправданно, поскольку данное решение удобно в применении, стабильно работает и отличается очень широкой функциональностью. Однако, как бы ни был хорош тот или иной программный продукт, всегда можно найти функции, которые неплохо было бы в нем усовершенствовать. Также и с программой Excel, для расширения функциональности которой сегодня разработано множество программ-надстроек. Основное их назначение - добавление новых возможностей и автоматизация привычных рутинных операций. Наиболее интересные решения подобного плана мы и рассмотрим.

Управление данными

Работа с ячейками, столбцами и строками

При работе с таблицами для достижения желаемого результата приходится выполнять огромное количество разнообразных действий: изменять в ячейках форматы, перемещать столбцы и строки, сортировать данные и т.д. Все это требует определенного времени, поэтому крайне важно наличие функционала для быстрого (то есть одним кликом, а не через последовательный выбор тех или иных меню) осуществления таких операций. Необходимый для этого функционал в Excel может быть разработан собственноручно через макросы. Например, если вам регулярно приходится устанавливать в ячейках числовой формат с одним знаком после запятой, то разумнее создать для этой операции макрос, назначить его кнопке и вынести последнюю на панель инструментов. Заметим, что некоторые подобного рода рутинные операции в Excel имеют свои кнопки, но они просто не вынесены на панель инструментов. Поэтому, прежде чем мудрить с макросами, стоит открыть окно Настройка (команда Сервис -> Настройка ), активировать вкладку Команды и, перебирая категории в левой части окна, внимательно просмотреть кнопки в его правой части. При обнаружении интересующей кнопки ее следует перетащить на панель инструментов. Можно пойти другим путем - расширить функциональность Excel, установив подходящие надстройки типа ASAP Utilities, PLEX или Cells Assistant for Excel. Это позволит существенно ускорить выполнение ряда операций.

После установки плагина ASAP Utilities (http://www.asaputilities.com/download/ASAPUtilities_setup_4-2-5.exe ; 3,36 Мбайт; 49 долл.) в Excel появляется дополнительное меню ASAP Utilities (рис. 1), имеющее инструментарий для выполнения множества разнообразных действий. Так, с помощью данного плагина можно быстро пронумеровать ячейки и вставить в выделенных ячейках (перед либо после введенных значений) конкретный текст. Столь же несложно перетасовать значения ячеек случайным образом и объединить ячейки с сохранением их содержимого. Либо выделить ячейки в соответствии с некоторым условием - например только защищенные или незащищенные, пустые или непустые либо те, в которых значения находятся в определенных интервалах или имеют связанные с другими файлами либо листами формулы и т.п. А также скопировать параметры настройки отдельного листа (размеры полей, колонтитулы, ориентацию страницы и пр.) на любой другой лист. ASAP Utilities поможет быстро удалить в таблице все ссылки, объекты (изображения, кнопки), ненужные пробелы и границы, а также ячейки, имеющие заливку определенного цвета либо содержащие определенного цвета текст. С его помощью можно отсеять из группы выделенных ячеек ячейки внутри конкретного диапазона и провести сортировку ячеек с учетом не только значений, но и целого ряда других критериев (включая цвет заполнения ячейки, цвет, гарнитуру и размер шрифта и др.). Очень удобно в ASAP Utilities реализовано применение формул - они назначаются сразу всему выделенному диапазону (рис. 2), при этом программа запоминает последние сто задействованных формул, так что в случае повторного применения вводить нужную формулу уже не потребуется - ее можно просто выбрать из списка.

Рис. 1. Меню ASAP Utilities

Рис. 2. Назначение формулы выделенному диапазону в ASAP Utilities

Меня часто спрашивают зачем в Excel множество форматов файлов, а выбор действительно большой. Давайте разберемся поподробнее, для чего нужны разные расширение файлов Excel. Большинство типов файлов действительно полезны!

1. Расширение файлов Excel. Чем отличается .xlsx от .xls?

Сперва ответим на самый распространенный вопрос

Файл с расширением *.xlsx — это формат подавляющего большинства файлов Excel на настоящий момент. Появился начиная с версии 2007. Как говорит нам википедия это набор *.xml файлов помещенный в архив.

Файл с расширением *.xls — это формат всех файлов версии Excel 2003 и раньше. Он не является архивом. Имеет меньше возможностей, работает медленнее.

Прочие форматы

2. Формат с поддержкой макросов в Эксель

Расширение *.xlsm — Расширение файлов Excel 2007 и выше. Способен хранить в себе . Т.е. программный код на языке VBA (Visual Basic for Applications), подробнее читайте .

3. Двоичная книга Excel. *.xlsb

Почему тогда все не пользуются этим форматом, если он такой хороший? Потому что ни один редактор не сможет открыть его, только Excel, т.е. теряется универсальность. Например вы не откроете его онлайн или его не прочитает большинство альтернатив Excel.

Но к сожалению, просто большинство пользователей никогда не слышало о *.xlsb.

4. Расширение *.xltx

Это формат для сохранения шаблонов. Скоро будет отдельная статья по этой теме. Макросы не сохраняет — для этого есть формат *.xltm — тоже самое, но с макросами.

5. Расширения .xlam и .xla

Форматы для cохранения надстроек в 2007 и выше и 2003 и ниже соответственно. Очень пригодятся, если нужно запускать из любой книги.

И напоследок

Если вам попался формат.xlс — то формат для сохранения диаграмм в Excel 2003. Формат — большая редкость и уже не поддерживается новыми версиями программы. Так же как и форматы WK1 и выше, как форматы постепенно отмирающей Lotus 1-2-3.

Книга может быть сохранена в различных форматах. Новый формат Excel 2007 – Microsoft Office Open XML.

В Excel 2007 , как и во всех составных приложениях Microsoft Office 2007, введен новый формат файлов. Для их создания разработчики использовали формат Microsoft Office Open XML, основанный, как видно из названия, на языке XML (от англ. eXtensible Markup Language - расширяемый язык разметки ). Этот язык предназначен для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), обмена информацией между программами.

Форматом сохранения документов по умолчанию стал ZIP-контейнер, доступный на бесплатной основе и соответствующий спецификации Open Packaging Conventions . Он пришел на смену бинарному формату хранения документов, использовавшемуся в предыдущих версиях Office.

Таким образом, исчезает проблема совместимости форматов данных разных приложений Office между собой и с другими приложениями. При необходимости у любого файла можно изменить расширение *.xlsx на *.zip и открыть файл архиватором WinZip или WinRAR, используя в работе исходную структуру документа.

Тотальное внедрение этого формата связано в первую очередь с переводом Microsoft Office на открытые стандарты, обеспечивающие более оперативное создание и взаимодействие документов, ускоренный обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями.

Все новые расширения файлов в Excel 2007 базируются на именах предыдущих, с учетом того, используются в них макросы или нет.

Возможные форматы файлов в Excel 2007

Книга Excel (*.xlsx) – стандартный формат файлов Office Excel 2007 на основе XML. Не сохраняет код VBA макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Книга Excel с поддержкой макросов (*.xlam) – формат файлов Excel 2007 с поддержкой макросов. Поддерживает использование проектов VBA и листов макросов Excel 4.0 (XLM).
Двоичная книга Excel (*.xlsb) – формат двоичных файлов Office Excel 2007 (BIFF12).
Книга Microsoft Excel 97–2003 (*.xls) – формат двоичных файлов Excel 97–Excel 2003 (BIFF8).
XML-данные (*.xml) – формат данных XML.
Шаблон Excel (*.xltx) – стандартный формат файлов шаблонов Office Excel 2007. Не сохраняет код VBA макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Шаблон Excel с поддержкой макросов (*.xltxm) – формат файлов шаблонов Office Excel 2007, поддерживающий сохранение макросов. Сохраняет код VBA макросов, а также листы макросов Microsoft Excel 4.0 (XLM).
Шаблон Excel 97–Excel 2003 (*.xlt) – формат двоичных файлов Excel 97–Excel 2003 для хранения шаблонов Excel.
Текстовые файлы (с разделителями табуляции) (*.txt) – для использования в другой операционной системе Microsoft Windows. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Текст Unicode (*.txt) – сохраняет книгу в виде текста в кодировке Unicode, стандартной кодировке символов, разработанном Unicode Consortium.
Таблица XML 2003 (*.xml) – формат файлов XMLтаблиц 2003 (XMLSS).
Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) – формат двоичных файлов Excel 5.0/95 (BIFF5).
CSV (разделители – запятые) (*.csv) – для использования в другой операционной системе Windows. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного запятыми, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Форматированный текст (разделители – пробелы) (*.prn) – формат для Lotus, с разделителями пробелами. Сохраняет только активный лист.
Текст (Macintosh) (*.txt) – для использования в операционной системе Macintosh. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
Текст (MSDOS) (*.txt) – для использования в операционной системе MSDOS. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками табуляции, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
CSV (Macintosh) (*.csv) – для использования в операционной системе Macintosh. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного запятыми, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретировать ся правильно. Сохраняет только активный лист.
CSV (MSDOS) (*.csv) – для использования в операционной системе MSDOS. Сохраняет книгу в виде текстового файла, разделенного знаками запятой, и гарантирует, что символы табуляции, разрывы строк и другие символы будут интерпретироваться правильно. Сохраняет только активный лист.
DIF (*.dif) – формат обмена данными. Сохраняет только активный лист.
SYLK (*.slk) – формат Symbolic Link. Сохраняет только активный лист.

Управление данными

Работа с ячейками, столбцами и строками

Рис. 1. Меню ASAP Utilities

Рис. 2. Назначение формулы выделенному диапазону в ASAP Utilities

Возможно, одну из наиболее сложных проблем в Excel представляет почти ошеломляющее количество форматов файлов, с которыми он может работать. С появлением Excel 2007 все стало еще более запутанным, поскольку в этой версии появилось несколько новых форматов. В этой статье описываются новые форматы файлов, которые используются Excel, начиная с Excel 2007.

Распознаем новые форматы файлов Excel

Новые форматы файлов Excel:

XLSX - файл книги, которая не содержит макросов;
XLSM - файл книги, которая содержит макросы;
XLTX - файл шаблона книги, которая не содержит макросов;
XLTM - файл шаблона книги, которая содержит макросы;
XLSA - файл надстройки;
XLSB - двоичный файл, подобный старому формату XLS, но способный вмещать в себя новые возможности;
XLSK - файл резервной копии.

За исключением XLSB , все это открытые форматы файлов XML , а это значит, что другие приложения смогут читать такие типы файлов и производить в них запись.

XML-файлы - это сжатые архивом ZIP текстовые файлы. Если вы переименуете один из этих файлов так, чтобы он имел расширение ZIP , то сможете проанализировать его содержимое с помощью любой утилиты для файлов ZIP - в том числе и встроенной в Windows поддержки этих файлов.

Пакет обеспечения совместимости Office

Как правило, пользователи, работающие с более ранней версией Excel, не имеют возможности открывать книги, которые были сохранены в новых форматах файлов Excel. Но, к счастью, компания Microsoft выпустила бесплатный пакет обеспечения совместимости для Office 2003 и Office ХР (Compatibility Pack).

Пользователи Office 2003 или Office ХР, которые устанавливают пакет обеспечения совместимости, смогут открывать у себя файлы, созданные в Office 2007 и Office 2010, а также сохранять файлы в новых форматах. Пакет обеспечивает совместимость для следующих программ Office: Excel, Word и PowerPoint. Чтобы загрузить вышеупомянутый пакет обеспечения совместимости, выполните поиск в Интернете по словам Microsoft Office Compatibility Pack.

Сохранение файла для использования в более старой версии Excel

Книга Excel 97-2003 (*.xls) - если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 97, Excel 2000, Excel 2002 или Excel 2003.
Книга Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) - если файл будет использован теми, у кого установлены Excel 5 или Excel 95.

При сохранении файла в одном из этих форматов Excel выводит диалоговое окно проверки совместимости. В нем будет содержаться список всех возможных проблем, связанных с совместимостью.

Если книга будет применяться только теми, у кого установлен пакет обеспечения совместимости, вам не нужно сохранять ее, указывая старые форматы файлов. Тем не менее будет полезно запустить проверку совместимости, чтобы убедиться в том, что вы не используете функции, которые не поддерживаются в более ранних версиях Excel. Чтобы проверить потенциальные проблемы совместимости в активной книге, выберите Файл Сведения Поиск проблем Проверка совместимости .

Если вы хотите использовать один из старых форматов файлов в качестве формата по умолчанию, выберите Файл Параметры и перейдите в раздел Сохранение . Укажите формат файла по умолчанию в раскрывающемся списке Сохранять файлы в следующем формате .